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Datenschutzerklärung


1. Verantwortlichkeit für den Datenschutz


Verantwortlicher:
                                                Landratsamt Ilm-Kreis
                                                Landrätin
                                                Ritterstraße 14
                                                99319 Arnstadt


              Kontakt:         
                                                Telefon:     03628 / 738 100 
                                                E-Mail:     blr@ilm-kreis.de

 

Datenschutzbeauftragter:
                                                Landratsamt Ilm-Kreis
                                                Datenschutzbeauftragter
                                                Ritterstraße 14
                                                99310 Arnstadt
            Kontakt: 
                                                Telefon:     03628 / 738 117
                                                E-Mail:     datenschutz@ilm-kreis.de

2. Zwecke der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung dient der Verwaltung und Abrechnung der Teilnahme an Veranstaltungen der Volkshochschule und ggf. dem Ausstellen von Zertifikaten/Bescheinigungen. 


3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
(Art. 13 Abs. 1 Buchst. c 2. Halbsatz  DS-GVO)
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage von: Art. 6 Abs. 1 Bst. a) Datenschutz-Grundverordnung DS-GVO in Verbindung mit dem Thüringer Datenschutzgesetz ThürDSG. Der Betroffene gibt sein Einverständnis zum Verarbeiten seiner personenbezogenen Daten.  

4. Kursanmeldung
Die im Anmeldebogen abgefragten Daten werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung verwendet. Hierbei wird zwischen zwingend anzugebenden Daten (durch Sternchen gekennzeichnet) und freiwillig anzugebenden Daten unterschieden. Ohne die zwingend anzugebenden Daten (Name, Adresse, Geburtsjahr, Geschlecht) kann kein Vertrag geschlossen werden. Ihr Geburtsjahr erheben wir, um sicherzustellen, dass Sie volljährig sind, bzw. wir bei Minderjährigkeit etwaige Vorkehrungen zu treffen haben. Außerdem werden Ihre Altersangaben in anonymisierter Form für statistische Zwecke erhoben. Für besondere Kurse, z.B. Babykurse, kann die Angabe des Geburtsdatums zwingend erforderlich sein. Die Abfrage Ihrer Festnetz- bzw. Mobilfunknummer erfolgt in unserem berechtigten Interesse, Sie bei Kursänderungen unmittelbar kontaktieren zu können. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Sie ggf. nicht rechtzeitig erreichen. Auch die weiteren freiwilligen Angaben werden ausschließlich zur Vertragsdurchführung verwendet. Durch Angabe von IBAN, Kreditinstitut, Name, Vorname und Anschrift des Kontoinhabers können Sie uns ein Lastschriftmandat erteilen. Ist der Lastschriftmandatbogen abtrennbar, müssen Sie zur Zuordnung nochmals Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse angeben. Die freiwilligen Zusatzangaben dienen ebenfalls der Durchführung des Lastschriftmandats. Wenn Sie uns die zwingend erforderlichen Bankdaten nicht bereitstellen, erfolgt keine Lastschrift und Sie können in der Regel nicht am Kurs teilnehmen. Sämtliche von Ihnen bereitgestellten Daten werden elektronisch gespeichert. Die hierdurch entstehenden Datenbanken und Anwendungen können durch von uns beauftragte IT-Dienstleister  betreut werden. Die Bereitstellung Ihrer Daten durch Sie ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Geben Sie Ihre Pflichtdaten nicht an, kann kein Vertrag zwischen Ihnen und der Volkshochschule zustande kommen. Die Nichtangabe von freiwilligen Daten hat keine Auswirkungen.

5. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte
Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn wir hierzu aufgrund geltenden Rechts berechtigt oder verpflichtet sind. Gleiches gilt, wenn wir Ihre Daten von Dritten erhalten. 
Eine Berechtigung lieht auch dann vor, wenn Dritte die Daten in unserem Auftrag verarbeiten: Wenn wir unsere Geschäftstätigkeiten (IT-Supportdienstleister, Wartungsarbeiten der Homepage und des Verwaltungsprogramms) nicht selbst vornehmen, sondern von anderen Unternehmen vornehmen lassen, haben wir diese Unternehmen zuvor mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag verpflichtet, die Daten nur für die uns rechtlich erlaubten Zwecke zu verwenden. Wir sind befugt, diese Unternehmen insoweit zu kontrollieren. 

Wir geben Ihre erfassten Daten - soweit erforderlich - zur Vorbereitung und Durchführung des Kurses und zur weiteren Planung an den jeweiligen Kursleiter weiter. 

Bei Onlinekursen

geben wir Ihre E-Mail-Adresse an das jeweils dafür genutzte Software-Tool weiter. Diese können derzeit sein: vhs.cloud, Microsoft Teams, Zoom. Welches Tool wir für welchen Kurs verwenden, erfahren sie immer vor Ihrer Anmeldung (in der Kursbeschreibung). Die jeweiligen individuellen Datenschutzrichtlinien können sie unter docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/security-compliance-overview, zoom.us/docs/de-de/privacy-and-legal.html und  https://www.vhs.cloud/wws/9.php#/wws/datenschutzerklaerung.php einsehen.


Die Weitergabe Ihrer Daten umfasst auch die Kontaktaufnahme bei Änderungen.
 
Für die Teilnahme an zertifizierten Prüfungen und Abschlüssen (z.B. Cambridge- oder Telc-Sprachprüfungen, IHK-Prüfungen, Xpert, Finanzbuchhalter, Schulabschlüssen) leiten wir die hierzu erforderlichen Daten an die Prüfungsinstitute weiter. Diese Übermittlungen dienen der Vertragserfüllung.Für die Teilnahme an Integrationskursen müssen wir Ihren Namen und erforderliche Kontaktdaten an das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (kurz „BAMF“) weitergeben. Ferner kann bei Landesmittelkursen und solchen, welche durch die Agentur für Arbeit gefördert werden, eine Übermittlung an Behörden erforderlich sein. Diese Übermittlungen beruhen auf einer rechtlichen Verpflichtung. Befinden Sie sich mit einer Zahlung in Verzug, behalten wir uns vor, Ihre Daten (Name, Anschrift, Geburtsjahr) an die Finanzverwaltung des Ilm-Kreises zur Durchsetzung der Forderung als berechtigtes Interesse weiterzuleiten.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt (Art. 13 Abs. 1 Buchst. f./Art. 14 Abs. 1 Buchst. f. DS-GVO).

6. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns eine Nachricht senden, nutzt die vhs die angegebenen Kontaktdaten zur Beantwortung und Bearbeitung Ihres Anliegens. Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt abhängig von Ihrem Anliegen und Ihrer Stellung als Interessent oder Kursteilnehmer zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung.

7. Speicherdauer und Löschung
Nach Vertragsabwicklung werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. In diesem Fall werden diese Daten bis zu 10 Jahre aufbewahrt. Ihre Daten werden für jegliche andere Verwendung gesperrt. Mitgeteilte Bankdaten werden nach Widerruf der Einzugsermächtigung, erfolgreicher Bezahlung des Kursbeitrags bzw. bei Dauerlastschriftmandaten 36 Monate nach letztmaliger Inanspruchnahme gelöscht. Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung unserer Kontaktdaten bereitgestellt haben, werden gelöscht, sobald die Kommunikation beendet beziehungsweise Ihr Anliegen vollständig geklärt ist und diese Daten nicht zugleich zu Vertragszwecken erhoben worden sind. Für die Kommunikation zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen, werden Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der jeweiligen Verjährungsfrist gespeichert.
Greifen Sie auf unsere Website zu, werden Zugriffsdaten in einer Protokolldatei auf dem Webserver unseres Providers gespeichert. Die gespeicherten Daten bestehen aus: Datum und Uhrzeit, Name der genutzten Datei, die Seite, von welcher aus die Datei angefordert wurde, der Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.), verwendeter Webbrowser und Betriebssystem, maskierte IP-Adresse des anfordernden Rechners, übertragende Datenmenge. Die Erhebung dieser Daten ist technisch notwendig. Die Daten erlauben uns keinen Rückschluss auf Ihre Person. Eine Nutzung unserer Website ist ohne Bereitstellung IP-Adresse leider nicht möglich. 


8. Website der Volkshochschule Arnstadt-Ilmenau
8.1 Cookies - Verwendung zur Gewährleistung der Benutzerfreundlichkeit

Auf Ihrem Endgerät werden Cookies, mit dem Ziel Ihren Besuch auf unserer Website mit verschiedenen Funktionen er möglichen und unseren Webauftritt für Sie angenehm zu gestalten, gespeichert. Ihre individuellen Cookie-Einstellungen können Sie auf unserer Homepage vornehmen. Diese Einstellungen können allerdings die Funktionsfähigkeit unserer Website einschränken. Die Speicherung von Cookies dient uns als berechtigtes Interesse. 


8.2 Benutzerkonto
Auf unserer Homepage haben Sie die Möglichkeit sich ein eigenes Benutzerkonto anzulegen. Beim Anlegen werden folgende Daten benötigt: E-Mailadresse, Name, Vorname und Passwort. Die mit Sternchen gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben und dienen der Begründung und Durchführung des Nutzungsvertrages. Die übrigen Angaben können Sie freiwillig tätigen. Nach Anlegen Ihres eigenen Benutzerkontos, können Sie Ihre gespeicherten Daten einsehen und diese bearbeiten, sie erhalten eine Übersicht über Ihre gebuchten Kurse. Das Anlegen eines Benutzerkontos ist freiwillig. Auch ohne dieses können Sie jederzeit Kursanmeldungen online vornehmen, mit Hilfe eines Gast-Accounts. Dafür werden Ihre E-Mail-Adresse und ein durch Sie vergebenes Passwort benötigt. 


8.3 Kontaktformular

Wenn Sie online mit uns in Kontakt treten möchten, können Sie unser Kontaktformular verwenden. Dieses finden Sie unter www.vhs-arnstadt-ilmenau.de/kontakt/kontaktformular. Auch hier werden Sie gebeten Ihre Daten (E-Mailadresse, Name, Vorname) anzugeben. Mit Sternchen gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder und sind notwendig damit wir Ihr Anliegen bearbeiten zu können. Wenn Sie die Pflichtangaben nicht bereitstellen, erhalten Sie keine Antwort von uns. Ohne Folgen bleibt die Nichtbereitstellung freiwilliger Angaben. 


8.4 Datenschutzerklärung Google Inc. 

Diese Webseite verwendet die Produkte „Google Maps“ und „Google Translate“ von Google Inc. Durch Nutzung unserer Webseite erklären Sie sich mit der Erfassung, Bearbeitung sowie Nutzung der automatisiert erhobenen Daten durch Google Inc, deren Vertreter sowie Dritter einverstanden. Die Nutzungsbedingungen von Google Inc. finden sie policies.google.com/privacy. Mit Hilfe Ihrer persönlichen Cookie-Einstellungen können Sie den Nutzungsbestimmungen von Google Inc. widersprechen. Die Nutzung unserer Homepage wird dadurch nicht beeinträchtigt. 


9. Datensicherheit
Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust oder Missbrauch zu schützen. So werden Ihre Daten in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich ist. Im Rahmen Ihrer Anmeldung für einen Kurs werden Ihre personenbezogenen Daten verschlüsselt übertragen. Hierzu verwenden wir SSL (Secure Socket Layer). Der Zugang zu Ihrem Benutzerkonto ist nur nach Eingabe Ihres persönlichen Passwortes möglich. Wir haben keinen Zugriff auf dieses. Bitte behandeln Sie Ihre Zugangsdaten stets vertraulich. Bitte berücksichtigen Sie, dass wir uns bemühen, eine sichere und zuverlässige Website für Nutzer gestalten und die Kommunikation per E-Mail keine vollständige Vertraulichkeit, Datensicherheit und ein Zugriff Dritter nicht zu 100% ausgeschlossen werden kann. 

10. Ihre Rechte
Die nachfolgenden Rechte bestehen nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.
 
Sie haben jederzeit das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob  betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall haben Sie ein Recht auf Auskunft über die von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO im Einzelnen aufgeführten Informationen. 

Sie haben das Recht, auf Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO). 

Sie haben das Recht, dass betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer in Art. 17 DS-GVO im Einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung). 

Sie haben das Recht eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer der Prüfung durch uns. 

Sie haben das Recht, aus Gründen dich sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr (Art. 21 DS-GVO). 

Falls bereits eine Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und der Volkshochschule bestand, sind Ihre Daten gespeichert. Hier können Sie der Speicherung nicht widersprechen, denn es gelten dafür die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Weiterhin haben Sie ein Beschwerderecht. Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 Abs. 1 DS-GVO. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt (www.tfldi.de). 

12. Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten
(Art. 14 Abs. 2 Buchst. f. DS-GVO)
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist entweder gesetzlich vorgeschrieben, vertraglich vereinbart oder für einen Vertragsabschluss erforderlich. Deshalb können Sie – je nach Sachverhalt – verpflichtet sein, personenbezogene Daten bereitzustellen. Wenn Sie trotz Verpflichtung die personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, kann Ihr Anliegen nicht bearbeitet werden, bspw. kann dann keine Kursanmeldung erfolgen.  


13. Weiterverarbeitung für einen anderen Zweck
(Art. 13 Abs. 3 DS-GVO)
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für einen anderen Zweck weiterverarbeitet als den, für den die Daten erhoben und oben benannt wurden.